Hören Sie auf zu suchen. Fragen Sie einfach.
Fragen Sie die Unterlagen, nicht die Person, die weiß, wo alles liegt. SmartDMS legt ab, was ankommt, und liest, was darin steht. Die Antwort kommt aus dem Dokument, und Sie sehen, aus welchem.
Kostenlos testen: 7 Tage oder 250 Seiten · Keine Einrichtungsgebühr · Keine Abbuchung vor Tag 7
- AES-256-verschlüsselt
- Überprüfbare Audit-Kette
- Konfidenzwert bei jeder Extraktion
- Selbst hosten oder Cloud
Stellen Sie eine Frage. Erhalten Sie eine Antwort – keinen Stapel Dokumente.
Die meisten Systeme geben Ihnen eine Liste von Dateien und überlassen Ihnen die Suche. SmartDMS liest die passenden Dokumente und beantwortet die eigentliche Frage – Summen, Daten, Ausnahmen – und zeigt dann seine Quellen, damit Sie mit einem Klick prüfen können.
Drei Dinge, die jedes andere
DMS wie einen Aktenschrank wirken lassen.
Herkömmliche Dokumentensysteme sind nur Suchfelder, die auf Speicher aufgesetzt wurden. SmartDMS denkt über Ihre Dokumente nach wie Ihr bester Mitarbeiter – nur ohne den Mehraufwand.
Ablage ohne manuellen Eingriff
Ein Dokument trifft per Upload, überwachtem Ordner oder API ein, und die KI leitet es exakt in den richtigen Ordner mit sauberen, strukturierten Metadaten weiter. Kein menschliches Zutun nötig. Funktioniert vom ersten Tag an und wird jede Woche präziser.
- Jedes Format: PDF, Scans, Word, Excel, Fotos, HTML – und Video bis 2 GB
- Durch Barcodes getrennte Stapel
- OCR + KI in einem einzigen Durchgang
Ein Org Brain, das lernt
Jedes Unternehmen erhält eine KI, die seine Lieferanten, seine Dokumenttypen und seine Weiterleitungsregeln lernt. Sie weiß, dass „Acme Corp“ auf Bestellung Nr. 4471 „Acme Holdings LLC“ bedeutet. Nach 60 Tagen kennt sie Ihr Geschäft – und diese Intelligenz bleibt Ihnen.
- Lieferanten- und Entitätsauflösung
- Eigene Dokumenttypen
- Dokumentübergreifende Vorschläge
Workflows ohne Berater
Erstellen Sie Freigabe-Workflows, die Dokumente weiterleiten, Aufgaben anlegen und Auffälligkeiten markieren – ohne Einführungsprojekt, ohne Berater, ohne Leistungsbeschreibung.
- Freigabe-Weiterleitung & Anomalie-Markierungen
- Suche in natürlicher Sprache
- QuickBooks-Importe, Drive-Importe & DocuSign
Vier Schritte vom Chaos zur Ablage.
Kein Implementierungsprojekt. Kein Berater. Verbinden Sie eine Quelle, und Dokumente beginnen noch am selben Tag, durch die Pipeline zu fließen.
Von überall erfassen
Hochladen, in einen überwachten Ordner scannen oder per API senden. Gängige Dokumenttypen werden akzeptiert – auch durch Barcodes getrennte Stapel.
KI liest & klassifiziert
OCR extrahiert den Text; die KI erkennt Dokumenttyp, Lieferant, Beträge, Daten und Beteiligte – und erstellt daraus einen sauberen, strukturierten Datensatz.
Workflows leiten es weiter
Ihre Regeln entscheiden, was als Nächstes passiert: ablegen, eine Freigabeaufgabe erstellen, die richtige Person benachrichtigen oder eine Ausnahme zur Prüfung markieren.
Suchen & handeln
Fragen Sie in klarer Alltagssprache – „nicht freigegebene Rechnungen über 5 000 $ im letzten Quartal“ – erhalten Sie die Antwort, geben Sie mit einem Klick frei, und der Audit-Trail erfasst alles.
Ein System für das gesamte
Leben eines Dokuments.
Vom Moment des Eingangs bis zum Tag der Aussonderung übernimmt SmartDMS Erfassung, Klassifizierung, Weiterleitung, Suche und Compliance – damit Sie nicht fünf Tools zusammenflicken müssen.
Ein Org Brain, das Ihr Geschäft lernt
Es führt uneinheitliche Lieferantennamen auf eine einzige kanonische Entität zurück, merkt sich Ihre Dokumenttypen und wird jede Woche präziser. Nach 60 Tagen kennt es Ihren Betrieb – und diese Intelligenz bleibt Ihnen.
Suche in natürlicher Sprache
Fragen Sie in klarer Alltagssprache und erhalten Sie eine zusammengefasste Antwort mit überprüfbaren Quellen – statt eines Stapels Dateien zum Durchsuchen.
Workflow-Weiterleitung
Regelbasierte Weiterleitung erstellt Freigabeaufgaben, markiert Anomalien und hält die Arbeit ohne Berater am Laufen.
Anomalieerkennung
Doppelte Rechnungen, abweichende Beträge und Ausreißer werden als Aufgaben markiert, bevor sie Sie etwas kosten.
Erfassung von überall
Laden Sie direkt hoch, leiten Sie an Ihre private E-Mail-Adresse weiter, scannen Sie in einen überwachten Ordner, fotografieren Sie ein Dokument mit dem Handy oder senden Sie es über die API.
Manipulationssichere Audit-Kette
Eine nur anfügbare SHA-256-Hash-Kette über jedes Ereignis – unabhängig überprüfbar und exportierbar.
Konnektoren & offene API
QuickBooks-Importe, Google-Drive-Importe, DocuSign, Slack-Benachrichtigungen, Rollen und Berechtigungen und eine vollständige REST-API mit Schlüsseln.
Es legt Dokumente nicht nur ab –
es arbeitet mit Ihrer Buchhaltung.
Es arbeitet neben den Tools, die Sie bereits nutzen, nicht anstelle von ihnen. Verbinden Sie QuickBooks, und SmartDMS importiert Ihre Eingangsrechnungen und Rechnungen, liest sie und legt sie automatisch ab – mit Duplikat- und Ablaufprüfungen auf dem Weg.
QuickBooks, automatisiert
Eingangsrechnungen und Rechnungen fließen ein, werden gelesen und automatisch abgelegt – mit Duplikat- und Ablaufprüfungen auf dem Weg.
- Keine manuelle Dateneingabe
- Erkennung doppelter Rechnungen
- Warnungen bei ablaufenden Verträgen
Ihr ERP, angebunden
Ihr ERP wird angebunden, ohne dass Sie eine Integration schreiben. Die meisten Systeme können ein Dokument per E-Mail versenden – leiten Sie es an Ihre private SmartDMS-Adresse weiter, und es legt sich selbst ab, ab Team. Ab Business rufen Sie die REST-API direkt mit Ihrem eigenen Schlüssel auf: Dokumente hineingeben, Lieferant, Beträge und Daten als strukturierte Daten zurücklesen. Keine Middleware, keine Lizenz pro Connector. Das automatische Zurückschreiben ins ERP kommt, Connector für Connector.
Verbunden mit den Tools, die Sie bereits nutzen.
SmartDMS bindet sich in die Systeme ein, durch die Ihre Dokumente bereits fließen – und alles, was es tut, ist über eine offene API erreichbar.
QuickBooks Online
Importieren Sie Eingangsrechnungen, Lieferanten und Belege und legen Sie sie automatisch ab.
Google Drive
Importieren Sie aus Drive-Ordnern, die Sie bereits verwenden.
DocuSign
Verfolgen Sie Umschläge und erfassen Sie signierte Vereinbarungen automatisch.
E-Mail-Eingang
Ab Team erhält jede Organisation ihre eigene private E-Mail-Adresse. Leiten Sie ein Dokument weiter, und es legt sich selbst ab.
Slack
Senden Sie Konnektor-Benachrichtigungen an die Kanäle, die Ihr Team bereits verfolgt.
Rollen & Berechtigungen
Rollenbasierter Zugriff, damit jedes Teammitglied genau die Dokumente sieht, die es sehen soll.
REST-API
Senden Sie Dokumente und lesen Sie strukturierte Daten aus Ihrem eigenen Stack.
Sie entwickeln etwas Individuelles? Die API ist ab Business enthalten.
Keine Installation. Keine Abhängigkeit.
SmartDMS trifft Ihr Unternehmen dort, wo es bereits ist – jedes Gerät, jedes Quellsystem, Ihre Cloud oder unsere.
Jedes Gerät, keine Installation
SmartDMS läuft direkt im Browser, sodass Ihr Team von überall arbeiten kann – nichts herunterzuladen, einzurichten oder zu pflegen.
Dokumente aus jedem System übernehmen
Holen Sie Unterlagen von überall, wo sie liegen – per Drag-and-drop, Google-Drive-Importe, ein überwachter Ordner oder die REST-API. Selbst Altsysteme können Dokumente direkt einspeisen.
Hosten Sie es auf Ihre Art
Betreiben Sie SmartDMS in unserer verwalteten Cloud oder hosten Sie es selbst auf Ihrem eigenen Linux-, Windows- oder Mac-Server – Ihre Umgebung, Ihre Entscheidung.
Wenn Ihr Geschäft auf Dokumenten läuft, läuft es mit SmartDMS.
Von HLK- und Elektrobetrieben über Schulen, Kliniken und Kanzleien bis hin zu kleinen Unternehmen – SmartDMS passt sich jeder Art von Papierkram an, die Sie bewältigen, mit 20 Branchenpaketen und über 123 Dokumenttypen. Dies sind nur einige der Felder, die es bereits versteht.
Sicherheit auf Unternehmensniveau, von Anfang an eingebaut – nicht nachträglich angeflanscht.
SmartDMS wurde von Anfang an für regulierte Daten gebaut. Entscheidend ist nicht, auf wessen Hardware Ihre Dateien liegen – sondern wer sie öffnen kann.
Versiegelt, bevor es weitergereicht wird
Jedes Dokument wird mit AES-256-GCM verschlüsselt, bevor es den Speicher erreicht – mit einem Schlüssel, der SmartDMS nie verlässt. Wer die Bytes hat, hat etwas, das er nicht öffnen kann.
Ein gemeinsamer Tresorraum, ein privates Fach
Der Speicher ist geteilte Infrastruktur – so wie ein Banktresor. Ihr Fach gehört Ihnen, und die Leute, die das Gebäude betreiben, haben keinen Schlüssel dafür. Jedes Dokument ist genau einer Organisation zugeordnet und wird versiegelt, bevor die Speicherschicht es überhaupt zu sehen bekommt.
Überprüfbare Audit-Kette
Eine nur anfügbare SHA-256-Hash-Kette pro Organisation über jedes Audit-Ereignis – unabhängig überprüfbar und exportierbar.
Schranken für regulierte Daten
Dokumenttypen aus Gesundheitswesen, Finanzen und Versicherungen werden innerhalb strikter, nur auf Metadaten beschränkter Suchgrenzen verarbeitet. Bank-, Steuer-, Medizin- und Gehaltsfelder werden nie indiziert.
Verschlüsselung schützt Ihre Dokumente vor den Unternehmen, die sie speichern. Sie schützt sie nicht vor SmartDMS: Wir halten den Schlüssel, und das Audit-Protokoll ist es, was uns dafür rechenschaftspflichtig hält. Wenn Sie Gesundheitsdaten verarbeiten, gibt es einen Weg, und es lohnt sich zu wissen, dass HIPAA überhaupt keine Zertifizierung vorsieht, für niemanden. Worauf es ankommt, ist ein Business Associate Agreement (der von HIPAA vorgeschriebene Vertrag zwischen Dienstleister und Kunde) und der Ort, an dem die Daten liegen. SmartDMS kann vollständig auf Ihrer eigenen Infrastruktur laufen. Einen Bericht nach SOC 2 haben wir noch nicht, und wir sagen es Ihnen lieber selbst, als dass Sie es später herausfinden. Kundeneigene Schlüssel sowie private oder lokale KI stehen auf der Roadmap.
Zahlen Sie nach verarbeiteten Seiten, nicht nach Nutzerplätzen.
Sie zahlen nur für das, was Sie einbringen, und sehen die Kosten immer zuerst. Jede Stufe enthält den KI-Kern; die Tarife unterscheiden sich nach Seitenvolumen, Nutzern, Speicher, Support und den freigeschalteten Konnektivitätsfunktionen.
Monatliche Abrechnung. Personal, Team und Office laufen monatlich; Business startet mit einer 12-monatigen Laufzeit, weil SmartDMS Ihr Unternehmen mit der Zeit kennenlernt und immer intelligenter wird. Enterprise erhält ein individuelles Angebot. Nach diesem ersten Jahr läuft der Tarif monatlich weiter und kann jederzeit gekündigt werden.
Personal
Ein persönlicher KI-Assistent für Ihre Dokumente. Hochladen – er legt ab, liest und antwortet.
Monatliche Abrechnung
Kostenlose Testphase starten- 250 Seiten pro Monat
- Vollständige KI-Ablage & Org Brain
- Fragen Sie alles über Ihre Dokumente
- Upload und Google Drive. E-Mail-Eingang ist zubuchbar.
Team
Eine kleine Firma mit einem gemeinsamen Dokumentenaufkommen. Alle, die es brauchen, ohne Gebühr pro Nutzerplatz.
Monatliche Abrechnung
Kostenlose Testphase starten- 1 000 Seiten pro Monat
- Unbegrenzte Nutzer, keine Gebühr pro Nutzerplatz
- Vollständige KI-Ablage & Org Brain
- Workflow-Automatisierung & Freigaben
Office
Wachsende Teams mit echtem Dokumentenvolumen – und unbegrenzten Nutzerplätzen.
Monatliche Abrechnung
Kostenlose Testphase starten- 5 000 Seiten pro Monat
- Unbegrenzte Nutzer, keine Gebühr pro Nutzerplatz
- Alles aus Team, plus Team-Weiterleitung
- Google-Drive-Integration
Business
Betriebe mit hohem Volumen und Compliance-Teams, die Priorität brauchen.
Monatliche Abrechnung
Kostenlose Testphase starten- 15 000 Seiten pro Monat
- Priorisierte Support-Warteschlange
- E-Mail-Eingang & API-Zugriff
- QuickBooks-Konnektor & Compliance-Export
Enterprise
Individuelles Volumen, SLAs und Bereitstellung – Cloud oder selbst gehostet.
Individueller Vertrag & SLA
- Individuelles Seitenvolumen & individuelle Preise
- Dedizierter Support mit SLA
- Optionen für Self-Hosted-Bereitstellung
- White-Label-Branding-Optionen
- Planung für die private/lokale KI-Roadmap
- Abgegrenztes Pilotprojekt / POC (30–90 Tage)
Alle Preise in USD. Jeder Tarif wird monatlich abgerechnet. Personal, Team und Office laufen monatlich und sind jederzeit kündbar. Business startet mit einer 12-monatigen Laufzeit, weil SmartDMS Ihr Unternehmen mit der Zeit kennenlernt und immer intelligenter wird; Enterprise erhält ein individuelles Angebot. Keine Einrichtungsgebühr. Ihre Dokumente gehören immer Ihnen — Sie können sie jederzeit exportieren, auch nach einer Kündigung. Jede kostenpflichtige Stufe enthält den KI-Kern; die Tarife unterscheiden sich nach Seitenvolumen, Nutzern, Speicher, Support und den Funktionen im Vergleich unten. Nach diesem ersten Jahr läuft der Tarif monatlich weiter und kann jederzeit gekündigt werden.
Was zählt als Seite?
Eine verarbeitete Seite eines Dokuments. Sie sehen die Seitenzahl und die Kosten immer, bevor etwas verarbeitet wird – keine Überraschungsgebühren.
Wenn Sie Ihr Seitenkontingent ausschöpfen
Wir warnen Sie rechtzeitig vorher. Was dann geschieht, entscheiden Sie selbst in der Abrechnung: bis zum nächsten Abrechnungszeitraum pausieren oder weitermachen und zusätzliche Seiten zum Tarifpreis bezahlen. Kleinere Tarife pausieren standardmäßig, größere laufen weiter.
Nutzer & Plätze
Personal deckt bis zu 5 Personen in einem Haushalt ab. Jeder Geschäftstarif ab Team enthält unbegrenzte Nutzer und Arbeitsbereiche — Sie zahlen nach verarbeiteten Seiten, nie pro Nutzerplatz.
Enthaltener Speicher
Von 10 GB bei Personal bis zu 500 GB bei Business für Ihre durchsuchbaren Dokumente. Der Enterprise-Speicher wird individuell auf Sie zugeschnitten.
Kostenlose Testphase
7 Tage oder 250 Seiten, je nachdem, was zuerst eintritt. Bei der Anmeldung wird eine Zahlungsmethode hinterlegt; Sie werden erst am 7. Tag belastet, wenn Sie nicht vorher kündigen. Ihre Dokumente gehören immer Ihnen — Sie können sie jederzeit exportieren, auch nach einer Kündigung.
Abrechnung & Vertragslaufzeit
Personal, Team und Office laufen monatlich und sind jederzeit kündbar. Business startet mit einer 12-monatigen Laufzeit, weil SmartDMS Ihr Unternehmen mit der Zeit kennenlernt und immer intelligenter wird; Enterprise erhält ein individuelles Angebot. Jeder Tarif wird monatlich abgerechnet – es gibt keine Vorauszahlungs- oder Mehrjahresoptionen. Nie eine Einrichtungsgebühr. Ihre Dokumente gehören immer Ihnen — Sie können sie jederzeit exportieren, auch nach einer Kündigung. Nach diesem ersten Jahr läuft der Tarif monatlich weiter und kann jederzeit gekündigt werden.
Möchten Sie den vollständigen Vergleich? Alle Stufen im Vergleich ansehen.
Fragen, beantwortet.
Sie zahlen nach verarbeiteten Seiten, nicht nach Nutzerplätzen – daher enthalten Team und jeder Tarif darüber unbegrenzte Nutzer und Arbeitsbereiche. Der KI-Kern – automatische Ablage, Org Brain, Suche, Workflows, Freigaben, Audit-Log – ist in jeder Stufe enthalten, und Sie sehen die Kosten immer, bevor etwas verarbeitet wird.
Lassen Sie sich für ein Dokumentensystem bezahlen. Die meisten zahlen nur dafür.
Empfehlen Sie ein anderes Unternehmen und Sie erhalten 10 % von dessen Zahlungen im ersten Jahr, danach 5 % für die gesamte Laufzeit. Bei den kleineren Tarifen können ein paar Empfehlungen Ihr eigenes Abonnement vollständig decken. Die Teilnahme ist kostenlos, und Sie verdienen weiter, ob Sie Kunde bleiben oder nicht.
Kundenempfehlung
Für jeden SmartDMS-Kunden. Empfehlen Sie uns anderen Unternehmen weiter und verdienen Sie 10 % im ersten Jahr und danach dauerhaft 5 % – kostenlose Teilnahme, mit Provisionen, die über das Partnerprogramm abgewickelt werden.
VAR-Partner
Für IT-Unternehmen, MSPs und Wiederverkäufer, die SmartDMS ihrem gesamten Kundenstamm anbieten möchten. Starke wiederkehrende Provisionen – lassen Sie uns sprechen.
Der erste Link gewinnt, ein Partner pro Kunde. Fragen?
Hören Sie auf, Dokumente zu sortieren.
Beginnen Sie, Ihr Unternehmen zu führen.
Verarbeiten Sie Dokumente ab dem Tag der Anmeldung. Die kostenlose Testphase läuft 7 Tage oder 250 Seiten, je nachdem, was zuerst eintritt. Keine Einrichtungsgebühr.