Stop met zoeken. Begin met vragen.
Vraag het de documenten, niet de persoon die weet waar alles ligt. SmartDMS archiveert wat binnenkomt en leest wat erin staat, dus het antwoord komt uit het document. En het laat zien welk.
Gratis proberen: 7 dagen of 250 pagina's · Geen opstartkosten · Geen afschrijving vóór dag 7
- AES-256-versleuteld
- Verifieerbare auditketen
- Betrouwbaarheidsscore bij elke extractie
- Self-hosted of cloud
Stel een vraag. Krijg een antwoord — geen stapel documenten.
De meeste systemen geven u een lijst met bestanden en laten u verder zoeken. SmartDMS leest de bijbehorende documenten en beantwoordt de eigenlijke vraag — totalen, data, uitzonderingen — en toont vervolgens de bronnen, zodat u dit met één klik kunt verifiëren.
Drie dingen die elk ander
DMS laten aanvoelen als een archiefkast.
Verouderde documentsystemen zijn zoekvakken die aan opslag zijn vastgeplakt. SmartDMS denkt over uw documenten zoals uw beste medewerker dat zou doen — zonder de overhead.
Archiveren zonder tussenkomst
Een document komt binnen via upload, bewaakte map of API, en AI plaatst het precies in de juiste map met schone, gestructureerde metagegevens. Geen mens nodig. Werkt vanaf dag één en wordt elke week scherper.
- Elk formaat: PDF, scans, Word, Excel, foto’s, HTML — en video tot 2 GB
- Batches met barcodescheiding
- OCR + AI in één keer
Een Org Brain dat leert
Elk bedrijf krijgt een AI die zijn leveranciers, documenttypen en routeringsregels leert kennen. Het weet dat “Acme Corp” staat voor “Acme Holdings LLC” op inkooporder #4471. Na 60 dagen kent het uw bedrijf — en die kennis blijft van u.
- Leveranciers- en entiteitsherkenning
- Aangepaste documenttypen
- Suggesties over documenten heen
Workflows zonder consultants
Ontwerp goedkeuringsworkflows die documenten routeren, taken aanmaken en afwijkingen markeren — zonder implementatietraject, zonder consultant, zonder opdrachtomschrijving.
- Goedkeuringsroutering en afwijkingssignalering
- Zoeken in natuurlijke taal
- QuickBooks-imports, Drive-imports en DocuSign
Vier stappen van chaos naar gearchiveerd.
Geen implementatietraject. Geen consultant. Verbind een bron en documenten stromen dezelfde dag nog door de pijplijn.
Ontvang vanaf elke bron
Upload, scan naar een bewaakte map, of stuur via de API. Veelvoorkomende documenttypen worden geaccepteerd — zelfs batches met barcodescheiding.
AI leest en classificeert
OCR haalt de tekst eruit; AI identificeert het documenttype, de leverancier, de bedragen, de data en de partijen — en legt vervolgens een schoon, gestructureerd record vast.
Workflows routeren het
Uw regels bepalen wat er daarna gebeurt: archiveren, een goedkeuringstaak aanmaken, de juiste persoon informeren, of een uitzondering markeren voor beoordeling.
Zoeken en handelen
Stel uw vraag in gewone taal — “niet-goedgekeurde facturen boven $5 000 vorig kwartaal” — krijg het antwoord, keur goed met één klik, en de audittrail legt alles vast.
Eén systeem voor de hele
levenscyclus van een document.
Vanaf het moment dat een document binnenkomt tot de dag dat het wordt afgevoerd, regelt SmartDMS de opname, classificatie, routering, zoekfunctie en compliance — zodat u niet vijf tools aan elkaar hoeft te knopen.
Een Org Brain dat uw bedrijf leert kennen
Het herleidt rommelige leveranciersnamen naar één eenduidige entiteit, onthoudt uw documenttypen en wordt elke week scherper. Na 60 dagen kent het uw organisatie — en die kennis blijft van u.
Zoeken in natuurlijke taal
Stel uw vraag in gewone taal en krijg een samengesteld antwoord met verifieerbare bronnen — geen stapel bestanden om doorheen te spitten.
Workflowroutering
Regelgebaseerde routering maakt goedkeuringstaken aan, signaleert afwijkingen en houdt het werk in beweging zonder consultant.
Afwijkingsdetectie
Dubbele facturen, bedragen die niet kloppen en uitschieters worden als taak gesignaleerd voordat ze u geld kosten.
Opname vanaf elke bron
Upload direct, stuur door naar je privé-e-mailadres, scan naar een bewaakte map, fotografeer een document met je telefoon of stuur het via de API.
Onvervalsbare audittrail
Een alleen-toevoegen SHA-256-hashketen over elke gebeurtenis — onafhankelijk verifieerbaar en exporteerbaar.
Connectoren en open API
QuickBooks-imports, Google Drive-imports, DocuSign, Slack-meldingen, rollen en rechten en een volledige REST API met sleutels.
Het archiveert niet alleen documenten —
het werkt samen met uw boekhouding.
Het werkt naast de tools die u al gebruikt, niet erbovenop. Verbind QuickBooks en SmartDMS importeert uw rekeningen en facturen, leest ze en archiveert ze automatisch — met controles op duplicaten en vervaldata onderweg.
QuickBooks, geautomatiseerd
Rekeningen en facturen stromen binnen, worden gelezen en automatisch gearchiveerd — met controles op duplicaten en vervaldata onderweg.
- Geen handmatige gegevensinvoer
- Detectie van dubbele facturen
- Meldingen bij aflopende contracten
Uw ERP, gekoppeld
Uw ERP koppelt zonder dat u een integratie schrijft. De meeste systemen kunnen een document mailen — stuur het door naar uw privé-SmartDMS-adres en het archiveert zichzelf, vanaf Team. Vanaf Business roept u de REST-API rechtstreeks aan met uw eigen sleutel: documenten erin, en leverancier, bedragen en datums als gestructureerde gegevens eruit. Geen middleware, geen licentie per connector. Automatisch terugschrijven naar het ERP komt eraan, connector voor connector.
Verbonden met de tools die u al gebruikt.
SmartDMS koppelt aan de systemen waar uw documenten al doorheen stromen — en alles wat het doet, is bereikbaar via een open API.
QuickBooks Online
Importeer rekeningen, leveranciers en bonnen en archiveer ze automatisch.
Google Drive
Importeer vanuit Drive-mappen die u al gebruikt.
DocuSign
Volg envelopes en leg ondertekende overeenkomsten automatisch vast.
E-mailontvangst
Vanaf Team krijgt elke organisatie een eigen privé-e-mailadres. Stuur een document door en het archiveert zichzelf.
Slack
Stuur connectormeldingen naar de kanalen die uw team al in de gaten houdt.
Rollen en rechten
Roltoegang, zodat elk teamlid precies de documenten ziet die voor hem bedoeld zijn.
REST API
Stuur documenten en lees gestructureerde gegevens vanuit uw eigen stack.
Bouwt u iets op maat? De API zit vanaf Business inbegrepen.
Geen installaties. Geen lock-in.
SmartDMS sluit aan op uw bedrijf waar het al is — elk apparaat, elk bronsysteem, uw cloud of de onze.
Elk apparaat, geen installatie
SmartDMS draait rechtstreeks in de browser, zodat uw team overal kan werken — niets om te downloaden, in te stellen of te onderhouden.
Haal documenten uit elk systeem
Haal papierwerk binnen vanaf waar het ook staat — slepen en neerzetten, Google Drive-imports, een bewaakte map of de REST API. Zelfs verouderde systemen kunnen documenten rechtstreeks aanleveren.
Host het op uw manier
Draai SmartDMS in onze beheerde cloud, of host het zelf op uw eigen Linux-, Windows- of Mac-server — uw omgeving, uw keuze.
Als uw bedrijf op documenten draait, draait het op SmartDMS.
Van hvac- en elektrotechnische aannemers tot scholen, klinieken, advocatenkantoren en kleine bedrijven — SmartDMS past zich aan elk papierwerk aan dat u verwerkt, verdeeld over 20 branchepakketten en 123 documenttypen. Dit zijn slechts enkele van de gebieden die het al begrijpt.
Beveiliging op enterprise-niveau, ingebouwd — niet achteraf toegevoegd.
SmartDMS is vanaf het begin gebouwd voor gereguleerde gegevens. De vraag die telt is niet op wiens hardware uw bestanden staan, maar wie ze kan openen.
Verzegeld voordat het weggaat
Elk document wordt met AES-256-GCM versleuteld voordat het de opslag bereikt, met een sleutel die SmartDMS nooit verlaat. Wie de bytes heeft, heeft iets wat hij niet kan openen.
Een gedeelde kluis, een eigen kluisje
Opslag is gedeelde infrastructuur — zoals een bankkluis dat is. Uw kluisje is van u, en de mensen die het gebouw beheren hebben er geen sleutel van. Elk document hoort bij één organisatie en wordt verzegeld voordat de opslaglaag het ooit te zien krijgt.
Verifieerbare auditketen
Een alleen-toevoegen SHA-256-hashketen per organisatie over elke auditgebeurtenis — onafhankelijk verifieerbaar en exporteerbaar.
Grenzen voor gereguleerde gegevens
Documenttypen uit de zorg, financiën en verzekeringen worden verwerkt binnen strikte zoekgrenzen die alleen metagegevens gebruiken. Bank-, belasting-, medische en salarisvelden worden nooit geïndexeerd.
Versleuteling beschermt uw documenten tegen de bedrijven die ze opslaan. Ze beschermt ze niet tegen SmartDMS: wij hebben de sleutel, en het auditlogboek is wat ons daarop aanspreekbaar houdt. Werkt u met medische dossiers, dan is er een weg, en het is goed om te weten dat HIPAA helemaal geen certificering kent, voor niemand. Wat telt is een Business Associate Agreement (de overeenkomst die HIPAA voorschrijft tussen dienstverlener en klant) en waar de dossiers staan, en SmartDMS kan volledig op uw eigen infrastructuur draaien. We beschikken nog niet over een rapport volgens SOC 2, en we zeggen het liever zelf dan dat u er later achter komt. Sleutels in eigen beheer van de klant en privé of lokale AI staan op de roadmap.
Betaal per verwerkte pagina, niet per gebruiker.
U betaalt alleen voor wat u binnenhaalt, en u ziet de kosten altijd eerst. Elk niveau bevat de AI-kern; abonnementen verschillen in paginavolume, gebruikers, opslag, ondersteuning en welke connectiviteitsfuncties worden ontgrendeld.
Maandelijkse facturering. Personal, Team en Office lopen van maand tot maand; Business begint met een looptijd van 12 maanden, omdat SmartDMS uw bedrijf in de loop van de tijd leert kennen en slimmer wordt. Enterprise gaat op offerte. Na dat eerste jaar loopt het abonnement maandelijks door en kan het op elk moment worden opgezegd.
Personal
Een persoonlijke AI-assistent voor uw documenten. Uploaden en het archiveert, leest en antwoordt.
Maandelijkse facturering
Gratis proefperiode starten- 250 pagina's per maand
- Volledige AI-archivering en Org Brain
- Vraag alles over uw documenten
- Uploaden en Google Drive. E-mailinname is bij te kopen.
Team
Een klein kantoor met één documentstroom. Iedereen die het nodig heeft, zonder kosten per gebruiker.
Maandelijkse facturering
Gratis proefperiode starten- 1 000 pagina's per maand
- Onbeperkt aantal gebruikers, geen kosten per gebruiker
- Volledig automatisch archiveren met AI en Org Brain
- Workflowautomatisering en goedkeuringen
Office
Groeiende teams met een echt documentvolume — en een onbeperkt aantal gebruikers.
Maandelijkse facturering
Gratis proefperiode starten- 5 000 pagina's per maand
- Onbeperkt aantal gebruikers, geen kosten per gebruiker
- Alles van Team, plus teamroutering
- Google Drive-integratie
Business
Organisaties met een hoog volume en complianceteams die prioriteit nodig hebben.
Maandelijkse facturering
Gratis proefperiode starten- 15 000 pagina's per maand
- Prioriteitswachtrij voor ondersteuning
- E-mailontvangst en API-toegang
- QuickBooks-connector en compliance-export
Enterprise
Volume, SLA's en implementatie op maat — cloud of self-hosted.
Contract en SLA op maat
- Op maat gemaakt paginavolume en prijsstelling
- Toegewijde ondersteuning met SLA
- Self-hosted implementatieopties
- White-label huisstijlopties
- Uitwerking van private/lokale AI op de roadmap
- Afgebakende pilot / POC (30–90 dagen)
Alle prijzen zijn in USD. Elk abonnement wordt maandelijks gefactureerd. Personal, Team en Office lopen van maand tot maand en zijn op elk moment opzegbaar. Business begint met een looptijd van 12 maanden, omdat SmartDMS uw bedrijf in de loop van de tijd leert kennen en slimmer wordt; Enterprise gaat op offerte. Geen opstartkosten. Uw documenten blijven altijd van u — exporteer ze op elk moment, ook als u opzegt. Elk betaald niveau bevat de AI-kern; abonnementen verschillen in paginavolume, gebruikers, opslag, ondersteuning en de functies in de onderstaande vergelijking. Na dat eerste jaar loopt het abonnement maandelijks door en kan het op elk moment worden opgezegd.
Wat telt als een pagina?
Eén verwerkte pagina van een document. U ziet altijd het aantal pagina's en de kosten voordat er iets wordt verwerkt — geen verrassingen op de rekening.
Als je over je pagina's heen gaat
We waarschuwen je ruim van tevoren. Wat er daarna gebeurt, bepaal je zelf bij Facturering: pauzeren tot de volgende periode, of doorgaan en extra pagina's betalen tegen het tarief van je abonnement. Kleinere abonnementen pauzeren standaard; grotere gaan door.
Gebruikers en licenties
Personal dekt maximaal 5 personen in één huishouden. Elk zakelijk abonnement vanaf Team bevat onbeperkte gebruikers en werkruimtes — u betaalt per verwerkte pagina, nooit per gebruiker.
Inbegrepen opslag
Van 10 GB bij Personal tot 500 GB bij Business voor uw doorzoekbare documenten. Enterprise-opslag wordt op maat afgestemd.
Gratis proefperiode
7 dagen of 250 pagina's, wat het eerst wordt bereikt. Bij aanmelding voegt u een betaalmethode toe; u wordt pas op dag 7 belast als u niet eerder opzegt. Uw documenten blijven altijd van u — exporteer ze op elk moment, ook als u opzegt.
Facturering en verplichting
Personal, Team en Office lopen van maand tot maand; u kunt op elk moment opzeggen. Business begint met een looptijd van 12 maanden, omdat SmartDMS uw bedrijf in de loop van de tijd leert kennen en slimmer wordt; Enterprise gaat op offerte. Elk abonnement wordt maandelijks gefactureerd — er zijn geen vooruitbetalings- of meerjarige opties. Nooit opstartkosten. Uw documenten blijven altijd van u — exporteer ze op elk moment, ook als u opzegt. Na dat eerste jaar loopt het abonnement maandelijks door en kan het op elk moment worden opgezegd.
Wilt u de volledige vergelijking? Bekijk alle niveaus naast elkaar.
Vragen, beantwoord.
U betaalt per verwerkte pagina, niet per gebruiker — daarom bevatten Team en elk hoger abonnement een onbeperkt aantal gebruikers en werkruimtes. De AI-kern — automatisch archiveren, Org Brain, zoeken, workflows, goedkeuringen, auditlogboek — is inbegrepen in elk niveau, en u ziet altijd de kosten voordat er iets wordt verwerkt.
Laat u betalen voor een documentsysteem. De meeste mensen betalen er alleen voor.
Verwijs een ander bedrijf en u verdient 10% van wat zij het eerste jaar betalen, daarna 5% zolang ze blijven. Bij de kleinere abonnementen kunnen een paar verwijzingen uw eigen abonnement volledig dekken. Deelnemen is gratis en u blijft verdienen, of u nu klant blijft of niet.
Klantverwijzing
Voor elke SmartDMS-klant. Verwijs andere bedrijven naar ons en verdien 10% in het eerste jaar en daarna doorlopend 5% — gratis om aan mee te doen, met commissies afgehandeld via het partnerprogramma.
VAR-partner
Voor IT-bedrijven, MSP's en resellers die SmartDMS willen aanbieden aan hun hele klantenbestand. Sterke terugkerende commissies — laten we praten.
Eerste link wint, één partner per klant. Vragen?
Stop met documenten sorteren.
Ga uw bedrijf runnen.
Verwerk documenten vanaf de dag dat u zich aanmeldt. De gratis proefperiode duurt 7 dagen of 250 pagina's, wat het eerst komt. Geen opstartkosten.